ファシリテーションとは何か？会議が変わる役割とスキル、企業が研修を導入すべき理由を解説

ファシリテーション（facilitation）とは、「促進」「容易にする」という意味を持つ言葉です。会議や議論の場において、参加者一人ひとりの意見を引き出し、合意形成や目標達成をスムーズに進めるためのプロセスを指します。

ファシリテーターの役割は、特定の意見を主張することではありません。中立的な立場で議論を整理し、全員が安心して発言できる環境を整えることにあります。

ファシリテーターは、しばしば「司会」と混同されがちです。しかし、両者の役割には明確な違いがあります。

司会が主に担うのは、議題に沿って会議を進める「進行管理」です。一方、ファシリテーターは進行に加えて、参加者の発言を促し、議論を深め、納得感のある合意形成へ導くことまでを担います。

単に時間通りに終わらせるのではなく、「意味のある結論にたどり着く」ことがファシリテーションの本質と言えます。

ファシリテーターの役割は会議中だけで完結するものではなく、会議の前・中・後のそれぞれのタイミングで求められる仕事があります。

効果的な会議は、入念な準備から始まります。「何のための会議なのか？」「会議のゴールは何なのか？」といった前提を全員が共有することが会議の成否を握ります。そのため、会議の目的とゴールを明確にし、具体的なアジェンダを作成して参加者へ事前共有することが重要です。

次に、事前に必要な資料や情報を準備し、どの議題にどれくらい時間を使うのか、大まかなタイムスケジュールを設計します。また、参加者の立場や関心事、会議への期待を把握しておくことで、当日の進行がスムーズになります。

会議が始まったら、まずは事前に共有しておいた会議の目的とゴールをもとに、「今日は何を決めるのか」「どこまで話し合うのか」を再度確認します。このときに、前提となる条件や言葉の定義がずれていると後の議論がかみ合わなくなるため、しっかりと参加者全員ですり合わせておきます。

会議中は、タイムスケジュールに沿って時間通りに議論が進んでいるかを確認しながら、話が本題から逸れそうになったら軌道修正をします。発言していない人には「○○さんはどう思いますか?」と発言を促したり、傾聴している姿勢を取ったりすることで、誰もが意見を言いやすい雰囲気を作ることも重要な役割です。重要な会議の場ほど、意見が対立して議論が膠着することがあります。そんなときは「お互いの考えの共通点はどこか」に目を向け、妥協点を探るための話し合いを促します。

最後に会議の決定事項を確認し、「誰が」「いつまでに」「何をするか」を明確にしてクローズします。

会議が終わった後も、ファシリテーターの仕事は続きます。会議の決定事項と「誰が」「いつまでに」「何をするか」といった次回への宿題を議事録にまとめて参加者へ共有し、進捗を確認します。また、「論点は適切だったか」「時間管理が予定通りできたか」「全員が発言できたか」など会議を振り返って改善点を洗い出し、次回に活かすことで、会議の質は継続的に向上していきます。

参加者に安心して発言してもらい、そこで出た内容を決められた時間内でまとめていく役割をファシリテーターは担っています。ファシリテーターの役割をより深く理解するために、ファシリテーターなしで会議を行うリスクと、その結果について見ていきましょう。

参加者それぞれの前提やゴールが異なったまま議論を進めてしまうリスクがあります。たとえば、「コスト削減」という言葉ひとつとっても、ある人は「人件費」を、別の人は「材料費」をイメージしているかもしれません。

結果：議論が拡散したまま収束しない

言葉の定義や背景情報が共有されないまま進んでしまうと、議論がかみ合わず、何を決めるための会議なのかが曖昧なまま進行してしまいます。そのため話題があちこちに飛び、「結局、何の話をしていたんだっけ?」という状態に陥ります。論点が整理されず、結論や次のアクションが明確にならないまま会議が終わってしまいます。

「自分の発言がきちんと受け止めてもらえる」という心理的安全性が低い空間では、「こんなことを言ったら変に思われるかな」「反対意見を言ったら気まずくなるかも」と発言をためらう雰囲気が生まれるリスクがあります。

結果：誰も話さない沈黙の会議や声の大きい人に流される会議が生まれる

心理的安全性が低い空間では、誰も意見を言わない沈黙の会議や、逆に発言力のある一部の人の意見ばかりが通る会議が生まれてしまいます。現場で感じている課題やアイデアが共有されず、ただ時間を消費するだけの形骸化した会議になります。また、多様な視点が失われることで、見落としや偏った判断が増え、意思決定の質が低下します。

議論の進行を管理する人がいないと、本題から脱線したり時間通りに進まなかったりするリスクがあります。本来じっくり話し合うべき重要な議題に時間を割けず、参加者の集中力が途中で切れてしまいます。

結果：生産性が下がり、組織全体の効率に影響する

「あと5分で終わると思ったのに、結局1時間も延びた」といった事態が起こります。参加者の貴重な時間が奪われて生産性が低下するのに加えて、次の予定に影響が出るため組織全体の効率も悪化します。

日本ファシリテーション協会では、ファシリテーターに必要な力を4つに整理しています。これらは一朝一夕で身につくものではありませんが、意識的に磨くことで誰でも高めていくことができます。

会議の目的に応じた場の設計として、参加者が話しやすい環境をつくり、適切なアジェンダや進行方法を計画する力が求められます。

傾聴力、観察力、共感力の3つが柱となります。納得感のある結論を導くには、できるだけたくさんの考えや意見が出されることが必要です。参加者が安心して発言できるよう、相手の話を丁寧に聞いて理解し、時には表情や反応から言葉にならない想いも読み取ります。多様な立場や感情を受け止める姿勢も欠かせません。

情報を整理して可視化し、複雑な議論をシンプルに構造化する能力です。対人関係のスキルを使って多くの意見を引き出した後は論点を明確にして優先順位をつけることで、議論の質が高まります。

厚生労働省は職場のメンタルヘルスケアを対立を建設的な議論に変え、参加者の納得感を引き出す力です。議論が膠着した時は、会議の目的を再確認したり参加者に視点の切り替えを促したりして、中立的な立場から合意形成を支援します。

上記のスキルを身につけた良質なファシリテーションが実施されると、参加者個人のレベルからプロジェクト全体や組織全体に至るまで、様々な効果が得られます。

ファシリテーターがしっかりと意見を受け止める姿勢を示し、どんな立場の人でも発言しやすい雰囲気を作ることで、参加者の心理的安全性が高まります。結果として、意見交換が活発になり創造的なアイディアや多角的な視点が生まれやすくなります。
参加者一人ひとりが自分の意見をきちんと主張したうえで議論が進むようになると、結論に納得感を持ちやすくなり、実行のモチベーションが高まります。

ファシリテーションがしっかりと機能することで、会議の終了前には今後の目標や役割分担が明確になり、プロジェクトを円滑にスタートできます。また、全員が安心して発言できる環境では言いづらいリスクや課題も早期に共有できるため、間違った方向に進む前に軌道修正がしやすくなります。さらに、互いの意見を出し合った上で議論を重ねるため、チームの一体感が高まり、全員が自分ごととしてプロジェクトに取り組めるようになります。

「今日の会議では何を、どのくらいの粒度で決めるのか」が冒頭でファシリテーターから示されることで、ダラダラと結論が出ないまま会議が延びることがなくなります。結果として、本来の業務に使える時間が増え、組織全体の生産性向上につながります。

また、「この議題は15分」と時間を適切に管理して議論を進めることで、意思決定のスピードが上がります。同時に、若手からベテランまで様々な立場の人が安心して意見を出し合えるため、多くの選択肢の中から組織全体にとって最適なものを選ぶことができ、意思決定の質も向上します。

ファシリテーションには様々なメリットがあるにも関わらず、実践する立場になりやすい管理職やリーダーは共通の悩みを抱えています。具体的にどのような課題があるのか見ていきましょう。

ファシリテーションは、複数人があつまる議論の場においては重要かつ頻繁に必要となるスキルですが、学校教育でそのスキルを学ぶ機会はほとんどありません。そのため、多くの人が効果的な手法を知らないまま社会に出て我流で会議を進行し、苦労しています。

管理職という立場ならではの難しさもあります。ファシリテーターは特定の立場に偏らず、中立的に議論を進行するという役割ですが、管理職として意思決定も行わなければいけないためです。自分の意見を抑えすぎると会議が進まず、出しすぎると参加者の意見が出にくくなるというジレンマに悩まされます。

意見の多様性は議論を活性化させる上ではプラスの要素ですが、世代や価値観の異なるメンバーをまとめることには難しさもつきまといます。発言しない人、主張が強い人など様々なタイプへの対応が必要で、一律の進行方法では対処できないケースも多くなっています。

業務量が多く日常的に時間が不足しがちな管理職にとって、良質な議論を引き出すための会議の事前準備は大きな負担になります。また、限られた時間内に結論を出さねばならないというプレッシャーは、ファシリテーターに大きな緊張感を与えます。

ファシリテータ―に求められるスキルを身につけるには、十分な実践の機会や第三者からのフィードバックが得られる研修が有効です。研修にはファシリテーションスキルの習得に欠かせない様々な要素が含まれています。

ファシリテーションは机上での学習だけでは身につきづらず、実践が欠かせません。ロールプレイや演習を通じて、実際の会議で使える技術を習得できることが研修の大きな利点です。セゾンパーソナルプラスのファシリテーション研修では、グループディスカッションを通してファシリテーションの実践演習を行います。

ファシリテーターとして会議に参加しても、自分のファシリテーションに客観的な視点からアドバイスを得られる機会はなかなかありません。研修では専門家や参加者からフィードバックを受けられるため、改善点が明確になります。第三者の視点が入ることで、気づかなかった課題も見えてきます。

良いファシリテーションに必要な4つのスキルは、断片的な知識ではなく体系的に学ぶことが重要です。なぜならこれらのスキルは、議題に応じた最適な場や進行方法の設定、安心して発言できる環境づくり、多様な発言の構造化と合意の形成、といったように互いに関係しあっているためです。研修では参加者の理解度に応じて丁寧に、それぞれのスキルの解説と実践が行えるのが魅力です。

座学と演習の組み合わせにより、学んだ内容を職場で即実践できます。グループディスカッションでのファシリテーションの実践を通じて、「現場で再現できる」状態を目指せることが、研修の最大の強みです。

さらに、セゾンパーソナルプラスでは顧客の課題に合わせたオーダーメイド型の研修を行っているため、より実効性の高い学びが可能になります。また、研修実施後は学習した内容が定着するよう継続的なフォローも行っています。

ファシリテーション研修を選ぶ際は、以下のポイントを押さえることで研修の効果を高めることができます。

• 座学だけでなく、演習やロールプレイが豊富に組み込まれているもの
• 自社の課題や参加者のレベルに合わせてカスタマイズできるもの
• 研修後のフォローアップや継続的な学習機会が用意されているもの

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ファシリテーションは、会議を成功に導き、参加者個人の納得感や組織全体の生産性を高める重要なスキルです。しかし、学校や職場で体系的に学ぶ機会がほとんどないため、「会議がうまく進められない」「結論が出ない」と悩む管理職やリーダーは少なくありません。多くの方が見よう見まねで会議を進行し、効果的な方法がわからないまま苦労しているのが現状です。

こうした課題を解決するには、実践型の研修が効果的です。ロールプレイや演習を通じて、実際の会議ですぐに使えるスキルを身につけることができます。座学だけでは得られない「現場で再現できる力」を習得できる点が、研修の大きなメリットです。さらにセゾンパーソナルプラスの研修では顧客の課題に応じたオーダーメイド型の研修や研修終了後の継続的なフォローアップも実施し、研修の効果を最大化しています。

会議の質を高め、チームの生産性を向上させたい方は、セゾンパーソナルプラスのファシリテーション研修の導入を検討してみてはいかがでしょうか。