ファシリテーションとは？メリットと役割、会議の生産性を高め成果を上げるコツを紹介！

ファシリテーションとは、会議やミーティングなどの進行がうまく運ぶように進めることを言います。組織や集団において、メンバーの意見を引き出すとともに議論を深め、合意形成を目指します。ファシリテーションを担う人を「ファシリテーター」といい、会議では進行役を務めます。

ファシリテーターの役割は、主に以下の4つです。

・スタートとゴールの明確化

・発言しやすい雰囲気作り

・議論の軌道修正

・結論と合意の形成

まずは、進行役としてのスタートとゴールを明確に決めておきます。会議のゴールは、参加者間での合意形成です。スタートとゴールを設定する場合は、以下のように合意形成までのプロセスを分解して考えた上で決めましょう。

①目的意識の共有

②行動する理由

③行動方針の選択・合意

④実行計画の確認

より良い議論を行うためには、参加者からの意見を引き出すことが大切です。ファシリテーターは、参加者が発言しやすい雰囲気を作り、議論が深まるように誘導していきます。参加者からの意見が出ない時に多いのが「言いたいことはあるが意見を言わない」というケースです。自分の意見は重要ではないと思っていたり、意見に自信がなかったりすることが多いため、ファシリテーターは参加者が発言しやすい話題から提供し、ひとりひとりの意見を尊重するように心がけましょう。

議論がゴールに向かって正しく進んでいない場合に軌道修正するのもファシリテーターの役割です。参加者の発言が活発になりすぎるあまり話が脱線し、論点がずれてしまうことは少なくありません。議論の方向性がずれてしまった時は、改めて参加者全員に目的を確認します。ただ、指摘することによって参加者が萎縮してしまってはいけませんから、感情や気持ちに配慮しながら進行を行いましょう。

議論の最後には、合意形成を行います。結論をまとめた上で、誰が、いつ、何をするかといった今後のアクションを明確にし、会議は終了です。もしアクションが決まらなかった場合は、何が決まり、何が決まらなかったのかを確かめ、次回の会議の参考にします。

次に、ファシリテーションを行うメリットについて解説します。

議論のなかで話の軸がずれたり、思うように進まなかったりすることは、参加人数が増えるほど多くなります。ファシリテーションによって、適宜議論の方向性を軌道修正することで効率的に会議を進めることができます。

参加者からの発言が増えることも、ファシリテーションの大きなメリットです。誰もが発言しやすい雰囲気を作り、どの意見に対しても中立に尊重する姿勢を示すファシリテーターの存在は、参加者の意見を引き出す上で欠かせません。特に会社における会議では、役職や年齢による参加者の上下関係が生まれます。ファシリテーターがいることでどの立場の人でも、心理的に安全と感じやすくなり意見交換が活発化します。

参加者からの意見を取り入れ、会議で決まったことをもとにアクションを行っていく場合、協力を重ねることでチームワークの向上にもつながります。明確な答えがないことに対して、試行錯誤しながら参加者同士で知恵を絞って行動することは、企業の成長にも好影響を与えます。

参加者が発言しやすい雰囲気を作るファシリテーションは、意見交換が活発化し、既存にはなかった新しい意見が出ることも期待できます。これまで拾い上げることのできなかった意見や発言を議論の中に組み込み進めることは、企業の既存の体制にはない発見にもつながります。

ファシリテーターには、幅広いスキルが求められます。ここからはファシリテーションを行う際に必要なスキルをご紹介します。

場の構築力とは、議論を進める上で何を目的に、どのように話し合いを進めていくかの段取りをするスキルのことです。会議の参加者や時間を決めることから始まり、議論の目的意識の共有、発言しやすい雰囲気作りなど、事前準備から会議中までの振る舞いも含まれます。

会議で出る意見を瞬時に理解し、発言者がどんな考えや意図を持っているか把握することはファシリテーターとしては欠かせないスキルです。議論の中ではあくまで中立の立場として、発言者の意見内容がわからない参加者がいた場合は、代弁して会議全体に意見を広げる役割も担います。

議論が本筋からそれていないか、参加者からの発言を汲み取り話を進める整理力もファシリテーターには大切なスキルです。論点を常に把握するとともに、参加者からの発言に対して議論を深めるべきか否かを見極め、判断していきます。議論本来の目的やゴールを見失わないように、論点を把握して整理することがファシリテーターには求められます。

対人力とは、質問力や傾聴力、対話力など、他人と会話する上で必要なスキルです。数多くの意見や発言のある議論の中で、参加者の感情を理解しながら会議を進めることがファシリテーションの役割です。参加者の誰もが発言しやすい雰囲気を作りつつ、議論の舵を切って最終的には納得した形で合意形成が成し遂げられるようにすることが大切になります

最後に、ファシリテーターが会議のためにしている準備のコツを「会議前」「会議中」「会議後」の3つに分けてご紹介します。

会議の必要性を明確にする

まずは、なぜその会議を実施するのかの目的と必要性を明確にします。ファシリテーターの役割は、議論を深め、参加者の意見をまとめ合意形成を行うことです。参加者には、事前になぜ会議を実施するのかを踏まえて参加してもらえるように働きかけておきます。

アジェンダ内容の合意

会議におけるアジェンダとは、議題や流れを表したものです。目的とともに会議当日はどのように進めるのかを参加者に共有しておきます。事前の流れをあらかじめ伝えておくことで、参加者に当事者意識を持ってもらうことができますし、何か不備があればアドバイスをもらえるかもしれません。

会議開始とともにアジェンダを確認

会議が開始したら、最初に参加者全員でアジェンダを確認します。なぜ会議を実施するのかを改めて確認することで、参加者の意識を統一できるとともに、自分の発言が脱線した意見になっていないかを意識してもらうことができます。

あくまで中立な立場をとる

ファシリテーションの役割は、議論の目的を達成できるように働きかけることです。あくまでも参加者が自由に発言でき、議論が深まるように中立な立場をとって、公平に意見を聞くように心がけましょう。

発言の真意を引き出す

発言の中には、まだ意見がうまくまとまっていなかったり、他の参加者がすぐに理解できなかったりする場合があります。発言者の真意を引き出し、会議の場に展開するのもファシリテーターの役割です。「なぜそう考えたのですか？」「それはどういった理由でそう思ったのですか？」など、相手の発言を掘り下げ、より解像度の高い意見になるようにしましょう。

議事録の共有

会議後は、なるべく当日中に作成し、参加者や関係者に共有するようにしましょう。人は時間が経てば経つほど記憶が薄れ、細かな事実を忘れてしまいます。当日にあった出来事の記憶が鮮明なうちに議事録を共有し、事実確認をすることが大切です。

会議の評価

会議後には、ファシリテーターとしての自分がどう映ったか評価してもらいます。問題があれば次回で修正し、ポジティブな点は継続してできるように意識しましょう。

今回は、ファシリテーションについて、メリットとファシリテーターの役割、準備のコツを解説しました。

ファシリテーションは、複数の参加者と議論を行い仕事を進める上で必要不可欠なスキルです。本記事が、ファシリテーションスキルを上達する中での参考となりましたら幸いです。

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