メール応対研修

「メール応対研修」とは、メール応対業務に従事しているオペレーターの方やその管理者の方を対象に、メールの特性を踏まえて文面を正しく読み取る力や作成する力の基礎力を整理して身につけるための研修です。

メールは、今日のビジネスシーンでも欠かせないコミュニケーションツールとなっています。メールの相手はクライアントや社内の人たちなどさまざま。チャットやSNSでのコミュニケーションも一般化している今日では、メールは決定事項や契約などの重要な事柄を伝えるといった役割も担うことがあります。

このように業務に欠かせないメールですが、ビジネスシーンで活用する場合は一定のルールがあり、慣れていないと戸惑うことが多いものです。また、若年層は学生時代にメールを使う機会がほとんどなく、メール作成にそもそも馴染んでいないといった問題もあります。

セゾンパーソナルプラスの研修では、メールの特性を整理しながら、ビジネスシーンでのメール活用の目的や基本的なルール、文章構成などについて学びます。さらにメールの文面を作成する上での注意点について理解し、実際の作成演習を通じて、受信したEメールを読み解く力、その内容に適切に回答する文面を作成するスキルを強化します。

メールでのやり取りでトラブルを回避するためには、メール業務に関する基礎知識を理解することが課題となります。

メールの基本的なルールや作法を知らないでいると、取引先企業に「新人の教育ができていない会社」と思われてしまう、セキュリティインシデントを引き起こす、といった思わぬ事態に陥る可能性があります。

ビジネス上のメールでは、基本的な定型文や文章の構成があるほか、CCとBCCの使い方や添付ファイルの注意点など、適切にやり取りするめのルールや作法があります。メール活用においてトラブルを招かないためにも、これらの基礎知識を理解させることが求められます。

セゾンパーソナルプラスの研修では、ビジネスシーンにおけるメールの特性や役割、メール文の構成について学習します。さらに、タイトルの付け方やCC・BCCの使い分けなどのEメールの基本ルールを習得します。

メールのやり取りでミスコミニュケーションをなくすためには、受信したメールから相手の主張や真意を正確に把握するスキルの習得が必要です。

メールは文章のみで送り手の意図や目的、言いたいことを読み取ることが求められます。しかし自身の言いたいことを誰もが簡潔に書けるわけではないため、メールの文面だけでは誤解や解釈の違いが生じることが少なくありせん。その結果、相手が本来望んでいる回答とは異なる返信をしてしまう、誤った認識で仕事を進めてしまう、といった問題が起こります。

このようなメール特有の難点を解消するためには、メールが送付された背景やメール文面を正しく読み取る力を身につける必要があります。

セゾンパーソナルプラスの研修では、相手の真意を正しく読み取るための訓練として、「要望把握トレーニング」を実施します。さらに受講者同士で互いにフィードバックすることで、スキルの強化・定着を図ります。

メールのやり取りで正しく意思疎通を図るためには、相手の要望に適切に応える文章作成スキルを習得することも課題となります。

メールでの案内や返信には一定の定形があるといっても、やり取りの中身や相手の要望はさまざまです。要望に正しく応えつつ、こちらの用件を簡潔に伝えられなければ、相手の信頼を落としたり、自社だけでなく相手側にも損失を招いたりする危険性があります。

こういったリスクを回避するためには、メールの送り手になったときに適切な文面を作成できるスキルを習得する必要があります。マニュアル的な理解だけでは実務で応用することは難しいため、実際に文面を作成して添削を受けてブラッシュアップする訓練が有効です。

セゾンパーソナルプラスの研修では、お礼やお詫び、依頼など、ビジネスシーンでよくあるテーマを題材に、実際にメール文を作成します。作成したメール文面を受講者同士で共有し、互いに受け取った側の気持ちになってフィードバックし合うことで、相手の要望に適切に応えるメール文面の作成力を強化します。

ご要望や課題、受講対象者、ご予算によって、お客様に合った研修プログラムをオーダーメイドでご提案いたします。